El Poder de las Estadísticas de los Grupos Pequeños: Los Cómo y Por Qué Informar
Por Joel Comiskey
Julio de 2005, Red de los Grupos Pequeños
Durante los últimos años he probado numerosos programas de reducción de peso. Durante esas semanas de pérdida de peso, me he obligado a que subir a la balanza, sabiendo que me dirían la verdad— la realidad de la situación. En algunos de mis momentos más pesados, he evitado la balanza como a la plaga.
La razón principal para guardar y revisar las estadísticas del grupo pequeño semanalmente es por el control de calidad — de conocer la realidad de la situación del grupo pequeño. Las estadísticas también proporcionan el tratamiento del susto necesario, obligándonos a ver la realidad de la situación — “¡quiere decir que la célula de Susana también ha cerrado!” Los resultados positivos de analizar las estadísticas semanales son:
- La realidad. Los líderes serán conscientes de lo que realmente está pasando.
- Grupos saludables. Los grupos pequeños serán más saludables porque pueden proporcionarse lección particulares oportuna y recursos antes de que el daño serio ocurra.
- Los Planes para el Futuro. La iglesia puede hacer los planes más exactos para nuevos grupos pequeños basados en los datos correctos.
Hasta el año 2000, yo pensaba que conservar las estadísticas de los grupos pequeños era algo bueno— pero no necesario. “Después de todo,” yo pensaba, estábamos pidiendo mucho nuestros líderes de grupo pequeños.¿Por qué cargarlos con otro quehacer?” En ese momento yo no sabía cómo obtener los informes semanales con éxito, así que hacía como que no era importante.
El agujero negro de estadísticas dudosas nos pegó duro en el año 2000 cuando lanzamos una meta intrépida para los grupos pequeños basada en datos deficientes. Al avanzar el año descubrimos demasiados “grupos fantasmas” que sólo existían en las mentes de los asesores de los grupos pequeños. Fallamos miserablemente, pues no alcanzamos nuestra meta ese año porque nuestro sistema de grupo pequeño era más débil de lo que pensábamos. Nuestro fracaso nos movilizó a reunir y mantener estadísticas exactas y revisarlas de forma consistente.
¿Qué estadísticas debemos solicitar?
Las estadísticas básicas que los pastores, asesores, y líderes de los grupos pequeños necesitan saber son:
- Si el grupo se encontró
- Cuántos estaba en el grupo
- Los hechos sobre el grupo como las conversiones y los nuevos visitantes
- Lo que el líder hizo durante la semana para visitar a asistentes
- Cuántos del grupo está en el entrenamiento de grupo pequeños
- La meta para la multiplicación
- Las peticiones de oración
Un informe normal podría parecerse:
____________________________________________________________
Informe de la Vida Semanal del Grupo
Por favor devuelva al Casillero del Correo del Grupo de Vida en el salón del taller de la Iglesia el día domingo.
Líder: _________________ Asistencia: ____________________ Fecha: ___________
Conversiones: __________
Tema del grupo: ____________________________
Fecha de Multiplicación: ___________ Multiplicación Líderes: ___________________
Contactos de miembros/visitas: _________ Visitantes de: __________
Cuántos en la Ruta de Entrenamiento: ________ Reunión con el Asesor: __________
Utilice la parte de atrás para las peticiones de oración pide o información que usted juzga importante para comunicar con el Personal de Asesoramiento/Pastoral.
______________________________________________________________________
¿Cómo conseguir los informes?
Si la iglesia es pequeña, una persona con el don de ayudas puede recoger y resumir los informes de los grupos pequeños para el pastor y su equipo. Cuando la iglesia crece y el equipo de asesores se desarrolla, deben utilizarse otros métodos. Dos opciones comunes son:
- La secretaria es responsable de obtener y resumir las estadísticas del grupo pequeño para el equipo de los asesores. La secretaria podría pedirles a los líderes de los grupos pequeños que le envíen los informes por correo electrónico, por correo de voz, dejándolos caer en una caja del grupo pequeño, o informándole en línea. Si el informe no llega por esos cauces, la secretaria tendría que ser responsable de llamar al líder o a alguien del grupo para conseguir la información. Ella después resumiría los datos en un informe general para ser usado por el equipo de asesoramiento. Es importante notar que en esta opción la secretaria es finalmente la persona responsable.
- Cada miembro del equipo de asesoramiento es responsable de obtener y resumir los informes. El miembro del equipo de asesoramiento puede usar técnicas similares para conseguir los informes (por ejemplo, envío electrónicamente, correo de voz, etc.), pero finalmente él o ella serían responsables de tener el informe resumido para cuando el equipo de asesoramiento se reúne. Esto podría sonar muy crudo, pero yo recomiendo que se multe a un miembro del equipo de asesoramiento 25 centavos (moneda de EE.UU.) por cada informe perdido (¡esta práctica invierte los vacíos que provoca la falta de los informes!). Con esta opción, cada miembro del equipo podría pedir la ayuda de la secretaria, pero finalmente el miembro del equipo es responsable.
En la mayoría de las situaciones, yo sugeriría la opción dos. Es demasiado fácil para una secretaria decir: «Traté de llamar a Bill, pero él no estaba disponible.» O, «Dejé un mensaje con Susana, pero ella no me llamó.»
¿Cuáles son los mejores programas estadísticos para usar?
La tarea más difícil es obtener los informes semanales de los líderes de los grupos pequeños. En comparación es fácil ponerlos en una base de datos o en una hoja de cálculo.
Microsoft Excel
Microsoft Excel es fácil de usar y adecuado para la mayoría de las situaciones. La gran cosa sobre Excel es que es fácil de hacer las copias para compartir con todos los e3l equipo de asesores. La debilidad es el almacenamiento de la base de datos — específicamente hacer el seguimiento del nombre de cada miembro y el progreso en la ruta de entrenamiento. Aquí hay tres ejemplos de informes semanales realizados con el programa de Microsoft Excel.
|
Grupos Celulares Reales |
Grupos Celulares Reunidos |
Líderes Sin Informe |
Asistencia A Células |
Conversiones |
Metas de Células |
Visitas a Células |
Contacto De Lideres |
||
|
|
|
|
|
Acum. |
Real |
|
|
Teléf. |
Personal |
Pr. Hans Vera |
48 |
44 |
0 |
229 |
33 |
0 |
50 |
3 |
15 |
8 |
Pr. Denis Fiallos |
81 |
49 |
0 |
231 |
12 |
0 |
90 |
2 |
8 |
10 |
Pr. Vinicio González |
46 |
35 |
1 |
202 |
29 |
0 |
57 |
2 |
5 |
7 |
Pr. Javier Silva |
48 |
26 |
0 |
171 |
45 |
0 |
0 |
63 |
8 |
10 |
Pr. Porfirio Ludeña |
38 |
29 |
0 |
223 |
9 |
0 |
50 |
5 |
5 |
4 |
Total |
261 |
183 |
1 |
1056 |
128 |
0 |
310 |
14 |
41 |
39 |
Cuadro 1 - Informe semanal de una Iglesia Celular grande (mayor cantidad de personal)
|
Real |
Células Que se reunieron |
Asistencia |
Conversiones |
Meta: Nuevos grupos |
Visitas en las Células |
Contacto con Líderes |
|||
|
|
|
Acumulado |
Acu- mulado |
Real |
Real |
Meta |
|
Personal |
Reunión Asesores |
Pastor David Sanborn |
15 |
12 |
79 |
2 |
0 |
15 |
17 |
3 |
7 |
7 |
Pastor Earl Clugh |
22 |
15 |
109 |
0 |
0 |
22 |
27 |
7 |
10 |
4 |
Pastor Tom Scott |
6 |
6 |
40 |
1 |
0 |
6 |
7 |
4 |
2 |
3 |
Total |
43 |
33 |
228 |
3 |
1 |
51 |
80 |
20 |
19 |
14 |
Cuadro 2 – Informe Semanal de una Iglesia de Grupos Pequeños de Mediano Alcance (equipo pastoral pequeño).
|
Células Que se reunieron |
Asistencia |
Conversiones |
Meta Nuevos Grupos |
Visitas en las Células |
Contacto con Líderes |
|||
|
|
|
Acumulado |
Real |
Real |
Meta |
|
Contacto Personal o Telefónico |
Reunión Asesores |
Jane Campbell |
1 |
5 |
0 |
0 |
1 |
1 |
|
1 |
0 |
Andy Mack |
1 |
6 |
0 |
0 |
1 |
2 |
0 |
3 |
0 |
Jim Johnson |
1 |
10 |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
Nancy Correll |
1 |
7 |
1 |
0 |
1 |
2 |
4 |
1 |
0 |
Tim Duncan |
1 |
5 |
0 |
0 |
1 |
1 |
1 |
0 |
0 |
Kirk Miller |
1 |
12 |
1 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
John Jones |
1 |
7 |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
1 |
0 |
Total |
7 |
45 |
2 |
0 |
7 |
2 |
6 |
19 |
14 |
Cuadro 3. Informe Semanal de Planta de la Iglesia Celular (pastor solo con equipo de líderes de grupos pequeños).
Excellerate
Excellerate es un sistema de software de datos que está diseñado para las iglesias basadas en grupos pequeños (http://msdweb.com ) Su sitio web declara: «Excellerate fue diseñado por el Centro Mundial de Oración Betania, una de las principales iglesias celulares en EE.UU., y fue mejorado por centenares de iglesias celulares alrededor del mundo, para llegar a ser una solución comprensiva, de uso fácil para las iglesias con grupos pequeños. Excellerate le ayudará a hacer dinamizar la administración y la efectividad de su iglesia de grupos pequeños en todas las áreas incluyendo:
- El liderazgo de los grupos pequeños, los informes, el desarrollo de los líderes,…
- Ubicación de los miembros, consejería, seguimiento...
- Las clases, Organizaciones, Contribuciones, Votos
Acabamos de empezar a usar Excellerate en la plantación de nuestra iglesia (www.wellspringcellchurch ) porque he visto su efectividad en otras iglesias. Los dos puntos fuertes que resaltan son:
1. La habilidad de rastrear el progreso de cada miembro en la ruta de entrenamiento.
2. La habilidad de almacenar muchos datos sobre cada persona.
Su debilidad es la simplicidad para realizar informes imprimibles, y accesibles para usar en las reuniones del equipo de asesoramiento.
¿Qué hacer después de que los informes son procesados?
Recomiendo que se empiece a cada reunión de asesoramiento con oración y meditación en la Palabra. Después el pastor titular debe pedir a cada asesor que dé un informe sobre el estado de su red de grupos pequeños. Cada asesor dará un informe verbal, basado en un informe escrito de todas las estadísticas celulares durante esa semana.
Dado que cada líder del equipo tiene una copia escrita del informe, mientras un asesor está hablando, los otros pueden seguirle en sus copias del informe. Cada uno tiene la libertad de hacer las preguntas que desee, como por ejemplo: «Juan, noté que el grupo celular de María no se ha reunido por bastante tiempo. ¿Ella todavía está dirigiendo el grupo?» La presión piadosa de sus pares mantiene a todos en la ruta.
Conozca el estado de su rebaño
Proverbios 27:23 dice: «Sé diligente en conocer el estado de tus ovejas y mira con cuidado por tus rebaños.» Para conocer el estado de sus rebaños, es importante tener el hábito de obtener los informes estadísticos de manera periódica. Algunos menosprecian y critican a los informes periódicos como si fueran meras estadísticas. Ellos no comprenden que el control de la calidad sucede cuando los asesores conocen el estado espiritual de los grupos pequeños. Esto les permite identificar con precisión los problemas y proporcionar las soluciones inmediatas.
